Stel, u heeft een onderneming en plots kunnen één of meerdere klanten hun rekeningen niet meer betalen. U wil de klanten een handje toesteken en de relaties op lange termijn bestendigen en staat daarom toe dat de klant in maandelijkse aflossingen betaalt. Al gauw kennen veel klanten het afbetalingssysteem dat u aanbiedt en maakt men er links en rechts gebruik van. Kan dat zomaar? Hieronder duiden wij u waar u zeker rekening mee moet houden.
Let op met klanten-consumenten
Vooreerst wijzen wij u op een beperking die uw bijzondere aandacht nodig heeft. Indien het gaat om klanten-consumenten, mag u er zeker geen gewoonte van maken om klanten te laten betalen in schijven. Indien u klanten standaard toelaat om aankopen of diensten in schijven te betalen, gedraagt u zich als een kredietinstelling die consumentenkredieten aanbiedt. De regelgeving hierrond is bijzonder streng, de kans dat u er als niet-kredietinstelling aan voldoet is nagenoeg onbestaand.
U vermijdt dus best ten stelligste consumentenkredieten. Dit betekent echter niet dat er geen enkele mogelijkheid is om de klant in maandelijkse aflossingen te laten betalen. Een eerste uitzondering – opnieuw voor klanten-consumenten – is wanneer u de consument laat terugbetalen in een termijn van maximaal twee maanden, zonder interesten. Als de kosten die u hiervoor aanrekent dan minder dan €4,17 per maand bedragen, zal u niet onder de wet consumentenkredieten vallen.
U merkt ook dat deze uitzondering een zeer dunne lijn bewandelt en dat kleine foutjes snel tot grote gevolgen kunnen leiden. Geen kredieten toestaan aan uw klanten-consumenten is dus de algemene en best aan te houden regel.
Alternatief B2C en B2B: het afbetalingsplan
Dit betekent niet dat u de klant nooit kan bijstaan bij moeilijkheden. Zowel bij klanten-consumenten als klanten-ondernemers is het mogelijk om een klant die de factuur niet meteen kan betalen een afbetalingsplan aan te bieden. U maakt dan een afbetalingsplan op omtrent hoe de klant over een gespreide termijn periodiek zal betalen. Neem hierin zeker op indien er interesten blijven lopen en als dit het geval is, hoe hoog ze zullen zijn.
Maak hier echter geen recurrente service van; u biedt dit enkel aan indien de klant uw facturen niet meteen kan betalen en u hem een handje wil toesteken om de relatie te bestendigen. Van zodra u dit aanbiedt als bijkomende dienst – of nog meer nefast: er reclame mee maakt – is het niet langer een afbetalingsplan maar terug een krediet. Enige terughoudendheid is dus geboden.
Voordelen
Met een afbetalingsplan helpt u de klant en bestendigt u de relatie op lange termijn. Ook voor de cashflow van de onderneming is dergelijk plan positief, elke deelbetaling is immers ontvangen geld waar u zeker van bent. In de praktijk is een gedeeltelijke betaling toestaan vaak effectiever op lange termijn dan het volharden in het opvragen van de volledige som in één betaling.
Conclusie
Bij klanten in moeilijkheden kunt u een afbetalingsplan overeenkomen. Leg dit ook schriftelijk vast en bepaal de regels ervan op voorhand. Maak hier geen gewoonte van voor klanten-consumenten die het wel kunnen betalen maar liever toch in schijven betalen! U valt dan immers al snel onder de wetgeving rond consumentenkredieten. Voor klanten-ondernemers bestaat dergelijke wetgeving niet. U zou dus in principe bij elke klant met afbetalingen in schijven kunnen werken. Toch raden wij dit niet aan; zoals gesteld is een spoedige betaling van leveringen essentieel voor een gezonde onderneming.
Heeft u op regelmatige basis te kampen met klanten die moeilijk overgaan tot betalen? Wij geven u graag enkele tips and tricks mee tijdens een persoonlijk gesprek. Geef ons gerust een seintje!
Het Flamée en Partners team
